Per garantire un Modello 231 realmente operativo e in grado di prevenire i reati, comunicazione interna e formazione sono strumenti fondamentali. Entrambe vanno calibrate in base ai destinatari, differenziando i contenuti per dipendenti, organi sociali e soggetti operanti in aree a rischio.
Comunicazione: chiarezza, accessibilità e autorevolezza.
La comunicazione deve rendere noti e comprensibili i principi e gli strumenti che compongono il Modello 231, a partire dal codice etico fino alle procedure operative, ai poteri autorizzativi, ai flussi informativi ed al sistema disciplinare.
Per essere efficace, la comunicazione deve essere:
- diffusa in modo capillare,
- chiara nei contenuti,
- ripetuta nel tempo,
- gestita da figure autorevoli.
È utile prevedere canali stabili e facilmente accessibili, come l’intranet aziendale, per consultare la documentazione in qualsiasi momento.
Formazione: specifica, costante e tracciabile.
Oltre alla comunicazione è necessario attivare un programma formativo strutturato e continuo. La formazione non può essere generica: deve essere differenziata in base al ruolo dei partecipanti e alle aree di rischio di riferimento. Un percorso formativo efficace prevede:
- contenuti chiari e aggiornati,
- frequenza regolare (es. biennale),
- obbligatorietà della partecipazione,
- verifica dell’apprendimento,
- monitoraggio della fruizione (soprattutto per l’e-learning).
Secondo la giurisprudenza, una formazione generica o sporadica è considerata insufficiente e può compromettere l’efficacia del Modello. Al contrario, un’attività formativa mirata e ben documentata può ridurre le responsabilità dell’ente, come dimostrano recenti sentenze.
E-learning e formazione in aula: un equilibrio necessario.
La formazione digitale è particolarmente utile per realtà complesse o con personale distribuito su più sedi. Tuttavia, dev’essere progettata con attenzione: test di verifica, tracciamento delle attività e strumenti di controllo sono fondamentali per garantirne l’efficacia.
Quando possibile, soprattutto per i ruoli più esposti a rischi, è preferibile affiancare sessioni in presenza. Un approccio “risk based” aiuta a concentrare le risorse sui profili più sensibili.
Vigilanza e sanzioni: il ruolo dell’OdV.
L’Organismo di Vigilanza deve coordinare e monitorare l’intero processo, supportato dalle funzioni aziendali o da consulenti esterni. Inoltre, l’assenza ingiustificata ai corsi formativi dovrebbe essere sanzionata, come previsto dal sistema disciplinare.
Infine, l’OdV ha il compito di relazionare periodicamente all’organo amministrativo sull’andamento delle attività formative e comunicative, affinché il Modello 231 resti uno strumento vivo e coerente con la realtà aziendale.
Comunicazione e formazione non sono adempimenti formali, ma strumenti essenziali per rendere il Modello 231 realmente efficace. Solo attraverso un approccio strutturato, differenziato e tracciabile è possibile costruire una cultura aziendale orientata alla responsabilità, alla prevenzione dei rischi e alla legalità.
